Een conflict met een leverancier. Wat nu?

• Een geleverd product vertoont meteen al zichtbare problemen, mankementen en/of beschadigingen.
• Een geleverd product blijkt na korte tijd te zijn gebruikt al mankementen te vertonen.
• Men heeft te veel of te weinig producten geleverd.
• Er zijn producten geleverd die u niet heeft besteld.
• Producten worden te laat of helemaal niet geleverd.
• Een leverancier heeft onvoldoende gecommuniceerd over een (te) late levering.
• U heeft de factuur voor de geleverde producten te laat of nog niet voldaan.
• Een van beide partijen is welke afspraak dan ook niet nagekomen.
• Een van beide partijen frustreert een goede samenwerking door slecht bereikbaar te zijn.
• Er is sprake van botsende karakters, waardoor een klein meningsverschil kan uitgroeien tot een conflict.
• Een geschil wordt alleen vanuit het eigen standpunt bekeken. Ook dat kan een klein incident doen laten uitgroeien tot een heus conflict.

Naast incidentele fouten bij leveringen en onprofessionele gedragingen ontstaan geschillen vaak doordat er onvoldoende helderheid is over afspraken, en wie waarop recht heeft in een bepaalde situatie. Zorg daarom altijd dat afspraken met leveranciers duidelijk op papier staan, het liefst nog voordat de eerste levering plaatsvindt.

De algemene voorwaarden die bij een contract horen zijn de beste plek om deze afspraken uiteen te zetten. Verwerk daar ook afspraken die u mondeling heeft gemaakt, zodat daar geen misverstand over kan ontstaan.

Uiteraard dienen de beschreven afspraken acceptabel te zijn voor zowel u als voor de leverancier. Idealiter voorzien beide partijen elke pagina van het contract en de bijbehorende voorwaarden van een handtekening. Dit maakt de kans op een toekomstig conflict zo klein mogelijk.

Mogelijkheden om een geschil zelf op te lossen
Als er zich daadwerkelijk eens een geschil voordoet met een leverancier, dan heeft u de volgende mogelijkheden om op een acceptabele oplossing aan te sturen:

• Controleer samen met de leverancier nog eens de algemene voorwaarden. Stel op basis van die voorwaarden vast wie in gebreke is gebleven, en welke consequenties daaraan verbonden zijn.
• Ligt de fout bij de leverancier? Stuur deze dan zo snel mogelijk een formele klachtenbrief met uw bevindingen.
• Laat in uw brief weten op welke punten van het contract en de algemene voorwaarden de andere partij in gebreke is gebleven, en dat u wenst dat deze de verplichtingen (alsnog) nakomt. Raadzaam is wel om de leverancier een acceptabele termijn te gunnen om hieraan te voldoen. Twee weken is een gebruikelijke termijn.

Idealiter geeft de partij die in de fout is gegaan dat ook ruiterlijk toe. Het geschil kan dan vreedzaam worden opgelost, waarna de samenwerking normaal gesproken ook gewoon kan worden voortgezet.

Komen jullie er niet uit? Dan zijn dit uw mogelijkheden
In sommige gevallen blijkt een geschil moeilijk op te lossen. Dit kan komen doordat er simpelweg een meningsverschil blijft bestaan over wie waaraan schuldig is. Ook onduidelijke (of zelfs ontbrekende) algemene voorwaarden, slechte communicatie en botsende karakters kunnen bijdragen aan onoplosbaar lijkende problemen.

Wanneer de leverancier en u er zelf niet uitkomen, dan kan het geschil uitgroeien tot een conflict met een juridische lading. Echter zijn er ook dan nog verschillende mogelijkheden om de situatie op een goede manier (dus zonder een gang naar de rechter) op te lossen, namelijk:

• Om het geschil zo vreedzaam mogelijk op te lossen, kunt u ervoor kiezen om zakelijke mediation in te zetten. Mediation vindt plaats onder leiding van een onpartijdige bemiddelaar (mediator) die zich inspant om beide partijen dichter bij elkaar te brengen. Het doel is tot een acceptabele oplossing te komen voor alle betrokkenen. Die oplossing wordt uiteindelijk vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Mediation is waarschijnlijk de beste keuze als u, ondanks het geschil, wilt blijven samenwerken met de leverancier in kwestie.
• U kunt de situatie voorleggen aan een geschillencommissie. Hierbij zou u kunnen kiezen voor de Stichting Geschillencommissies voor Beroep en Bedrijf (SGB), die onder de landelijke organisatie De Geschillencommissie valt. Deze mogelijkheid bestaat alleen als de leverancier zich ook bij deze commissie heeft aangesloten. Gunstig is dat de SGB bevoegd is bindende uitspraken te doen.
• U kunt een jurist inschakelen om uw rechtspositie te laten beoordelen. Zo krijgt u een goed beeld van uw juridische positie in het conflict. Vindt de jurist dat u sterk staat? Dan kan deze namens u met de leverancier gaan onderhandelen over een passende oplossing. In principe moet de leverancier dan gewoon de afspraken alsnog gaan nakomen. Zo niet, dan kan de jurist de overeenkomst ontbinden en een claim indienen.

Als de bovenstaande stappen niet hebben geleid tot het gewenste resultaat, dan rest er nog maar één optie: een gang naar de rechter. In dat geval stuurt u de leverancier een dagvaarding. U vermeldt daarin nogmaals wat uw eisen zijn. Deze kunnen bijvoorbeeld bestaan uit het nakomen van de overeenkomst, het ontbinden van het contract en/of het uitbetalen van een schadevergoeding. Natuurlijk moeten uw eisen zo goed mogelijk onderbouwd zijn. Het inschakelen van een jurist is hierbij dan ook een verstandige zet.

Wat als uw leverancier failliet is?
Een mogelijke reden waarom een leverancier niet levert of een eventuele schadevergoeding niet betaalt is een faillissement bij deze leverancier. Als dat het geval is, en u wacht nog op een levering waarvoor u al heeft betaald, dan zult u contact moeten opnemen met de curator. De curator is de persoon die het faillissement van een bedrijf afhandelt. Raadzaam is om schriftelijk contact op te nemen. Vraag de curator om de leveringsverplichting alsnog na te komen, of eis het door u betaalde bedrag terug. De curator zal vervolgens onderzoeken of het gezien het vermogen, de bezittingen en de schulden van de leverancier mogelijk is om u schadeloos te stellen.