De inventaris opmaken is een must voor elke eigenaar of manager van een fietsenzaak. Het helpt je om minstens één keer per jaar een goed overzicht te krijgen over je voorraad. Meestal doe je dat op het eind van het boekjaar, maar je kunt het ook tussendoor doen. Zo kun je vastleggen wat het streefvoorraadniveau volgens papier zou moeten zijn in vergelijking met de werkelijke voorraad in de winkel. Je kunt zo snel afwijkingen herkennen en actie ondernemen.
Tekst: drs. Arie Craanen
Een inventaris opmaken is de fysieke of boekhoudkundige inventarisatie van de voorraad. Dit betekent dat alle bestaande voorraad (goederen in magazijn, producten in je fietsenwinkel, gereedschap, machines, transportmiddelen enz.) wordt geteld en schriftelijk vastgelegd. Volgens de belastingdienst moet je minstens één keer per jaar een inventarisatie uitvoeren. Sommige bedrijven doen dit zelfs meerdere keren per jaar. Voordeel hiervan is dat je zo verouderde of beschadigde (en dus onverkoopbare) producten sneller boven water krijgt, waardoor je altijd een zo realistisch mogelijk beeld hebt.
Hierbij een checklist om je inventarisatie zo soepel en efficiënt mogelijk uit te voeren.
1. Stel een inventaris-team samen
Het is voor de inventarisatie handig als je een goede mix van ervaren en nieuwe medewerkers samenstelt. Ervaren werknemers zijn bekend met je bikestore en weten waar ze wat kunnen vinden. Ze kunnen nieuwe medewerkers wegwijs maken, terwijl nieuwkomers bij het inventariseren nog niet ‘blind’ zijn en alles met een frisse blik benaderen. In elk geval moeten je tellers snel, maar betrouwbaar en nauwkeurig werken.
2. Zorgvuldige inventarisatieplanning
Maak van tevoren een planning en beslis wanneer (en op welk tijdstip) de telling moet worden uitgevoerd. Je medewerkers moeten tijdig ingeseind worden over de geplande inventarisatie, zodat het team ook beschikbaar is op de gewenste datum. In het ideale geval hoef je je fietsenwinkel niet te sluiten voor de telling, zolang de klant er maar geen last van heeft.
3. Plattegrond magazijn
Maak een plattegrond van je magazijn en de werkvloer en teken in waar welke goederen zich bevinden. Zo krijg je een overzicht en kun je jouw werknemers aan de verschillende secties/plaatsen toewijzen. Je kunt deze plattegrond ook gebruiken om te bepalen waar elke medewerker begint met tellen. Secties die al geteld zijn, kun je markeren. Je plattegrond dient als een praktische checklist en je hebt altijd overzicht tijdens het inventariseren.
4. Dozen en schappen labelen
Label vooraf alle schappen en dozen als de producten die erin zitten niet onmiddellijk herkenbaar zijn. Zorg ervoor dat alles in één keer op de juiste plaats staat en ruim indien nodig op. Zorg er ook voor dat er geen dozen dubbel geëtiketteerd of verkeerd geëtiketteerd zijn, zodat jouw medewerkers de inventarisatie kunnen doen zonder steeds te hoeven vragen. Zoeken kost onnodig tijd en zorgt voor fouten.
5. Houd rekening met retourzendingen en bestellingen
Het tellen van je voorraad is meestal geen probleem. Er zijn echter ook producten die niet altijd gemakkelijk toe te wijzen zijn, zoals uitstaande bestellingen van leveranciers, geretourneerde artikelen en defecte of beschadigde producten. Bedenk van tevoren hoe je deze productgroepen wilt verwerken. De inventarisatie is altijd een goede gelegenheid om op te ruimen. Laat een ervaren medewerker artikelen met een ingewikkelde categorisering doen, zodat er later geen verwarring ontstaat.
6. Medewerkers erbij betrekken
Houd voordat je met de inventarisatie begint een kort teamoverleg met jouw medewerkers die helpen met de inventarisatie. Zorg ervoor dat je team bekend is met alle stappen en geef ze goede instructies (eventueel een beknopte handleiding op papier). Laat de plattegrond zien en leg deze uit, evenals de gelabelde dozen en voorraadniveaus. Maak met de collega’s een rondje op de winkelvloer en in het magazijn, zodat iedereen bekend is met zijn taak van de telling.
7. Hapje en drankje
Doe je de inventaris buiten winkeltijd, zorg dan voor hapje en drankje. Je houdt zo de medewerkers tevreden en zorgt er mede voor dat ze hun werk goed doen. Zorg daarom voor vers fruit, snacks, koele drankjes en verse koffie gedurende de hele inventarisatiedag.
8. Controle en verbeter het proces
Hebben de tellers alles gevonden? Waar waren er problemen? Wat had beter voorbereid kunnen worden? In een korte nabespreking de volgende dag kom je erachter wat de volgende inventarisatie gemakkelijker kan maken. Probeer het proces na elke voorraadtelling te verbeteren voor de volgende inventarisronde.
9. Gebruik automatische hulpmiddelen
Een modern kassasysteem heeft een automatische functie voor goederen- en voorraadbeheer. Zo kun je op elk moment informatie krijgen over je voorraadniveau, bovendien krijg je goed zicht op de omloopsnelheid van producten. Tijdens en na het inventariseren kun je eenvoudig je gegevens vergelijken en analyseren.
Soms zijn er verschillen tussen de werkelijke en papieren voorraad. Veelvoorkomende redenen voor inventarisverschillen:
Samengevat: een inventaris opmaken is belangrijk, want door goed voorraadbeheer zorg je dat je de voorraad op het juiste (service)-niveau houdt, beperk je de opslagkosten, voorkom je ‘dood’ kapitaal en optimaliseer je daarmee de winst.
… verder lezen? Dit artikel is alleen beschikbaar voor Clubleden en partners.
