Een evenement organiseren: welke mogelijkheden zijn er?

Fietstocht
Laten we beginnen met het meest voor de hand liggende evenement: een fietstocht. Wellicht heeft u dit zelfs al eens gedaan voor uw klanten. U weet al dat uw klanten van fietsen houden, dus het ligt sowieso in het verlengde van hun interesses. Ongetwijfeld zijn er mooie plekken in de omgeving waar u een mooie route kunt uitstippelen. Hier zijn veel variaties in te bedenken met verschillende thema’s.

Speciale routes
Het thema kan zich richten op een speciale route. Denk bijvoorbeeld aan een route langs monumenten, misschien zelfs met een gids die hier iets over kan vertellen. Mocht u niet zoveel monumenten in de regio hebben, dan kunt u ook bij verschillende boerderijen langsgaan, waar de boer iets kan laten zien van zijn of haar bedrijf. Of een route langs de meest fotogenieke plekken met fotografen, in samenwerking met de lokale fotografieclub. En voor de foodies zou u een tocht kunnen uitstippelen langs verschillende restaurants, waar men telkens iets lekkers te eten en drinken krijgt. Het leuke hieraan is dat u het niet helemaal alleen doet: u gaat een samenwerking aan met andere partijen. Zo is het een win-win-win situatie en breidt u ook nog eens uw eigen netwerk uit.

Het voertuig
Een ander element waarop u de tocht kunt baseren is het soort fiets waarmee de groep gaat fietsen. Elektrische fietsen, toerfietsen, ligfietsen; voor elke categorie zijn er genoeg liefhebbers om de ervaring van het rijden te delen. U zou hiervoor zelfs de fabrikant of leverancier kunnen benaderen voor de levering van testfietsen voor de deelnemers.

Wie gaat er mee?
Verder is er het publiek om u op te richten. Een groep opdelen qua leeftijd wordt al vaak gedaan en is bijzonder effectief. Er zijn echter alternatieven, zoals het richten op mensen die nog maar kort in uw omgeving wonen. Zo leert u uw nieuwe klanten kennen en bouwen zij een lokaal netwerk op. En als u een echte verbinder wil zijn, kunt u een tocht organiseren voor singles: wie weet wat voor romantiek er opbloeit dankzij u!

Uitwisseling met collega-rijwielhandelaren
Graag wijs ik u er nog even op dat u ook zou kunnen samenwerken met andere fietsenwinkels die niet in uw buurt zijn gevestigd, en dus geen directe concurrent zijn. Mensen zijn vaak best bereid om een stuk te rijden voor een goed georganiseerde fietstocht, dus het kan zeker lonen om hierin een samenwerking op touw te zetten. Als u genoeg belangstellenden hebt, kunt u zelfs overwegen om een bus (met flinke laadruimte) te huren, zodat u de rijders ook vervoer aanbiedt. Zo biedt u de deelnemers een compleet zorgvrije en bijzondere dag aan.

Fietsvakanties
Het is mogelijk om nog een stapje verder te gaan dan het organiseren van een fietstocht. Ik spreek dan over de fietsvakantie. Dit is echter een flinke klus en een behoorlijke verantwoordelijkheid, dus neem dit niet te licht op. Het is misschien handiger om hierin op te trekken met een reisbureau. Als u weet dat veel van uw klanten hier interesse in hebben, dan kunt u bijvoorbeeld een informatieavond hosten waarin de reisagenten hun verschillende vakanties presenteren.

Fietswedstrijden
Een ander soort evenement dat regelmatig door fietsenwinkels georganiseerd wordt, zijn wedstrijden. Dit kan natuurlijk in verschillende categorieën zijn, maar hoe dan ook is evenmin een makkelijke opgave. De vergunning, het parcours, een deelnemersreglement zijn enkele van de vele zaken die geregeld moeten worden. Ook hierbij is het verstandig om de organisatie niet alleen te doen, maar samen te werken met verschillende partijen. De combinatie van de deelnemers plus de toeschouwers maakt wel dat u hiermee een groot publiek kunt bereiken.

Het goede doel
Alle bovengenoemde events kunt u eigenlijk ook organiseren met als doelstelling aandacht te genereren voor een goed doel. Dat kan via een sponsortocht, zoals bijvoorbeeld het HomeRide Event waarbij geld wordt opgehaald voor Ronald McDonald Kinderhuizen. Een andere optie is om een fietstocht te houden waarbij mensen in het zonnetje worden gezet, die normaal gesproken niet zo snel kunnen meedoen met een fietstocht, zoals personen met een beperkte mobiliteit. Door middel van rolstoelfietsen of duofietsen kunnen zij toch een mooie route rijden. En wat is er nou leuker om een goede daad te verrichten terwijl u buiten samen geniet van een prachtige ambiance?

Binnenevenementen
Niet alle evenementen hoeven per se op een daadwerkelijke fiets plaats te vinden. Of zelfs buiten. Er komen met grote regelmaat boeken en films uit die over fietsen gaan. Daar kunt u als fietsenwinkel op aanhaken. Door bijvoorbeeld een lezing te organiseren bij de bibliotheek of een lokale boekhandel bij de verschijning van een nieuw boek. Of een barbecue te organiseren tijdens belangrijke wedstrijden, zoals de Tour de France. Als het kan bij voetbal, dan lukt het zeker ook bij wielrennen. Het hoeft niet altijd ingewikkeld te zijn, als het maar gezellig is.

Kennis delen
Het laatste idee dat ik graag met u wil delen heeft betrekking op uw kennis over fietsen. Die wilt u – begrijpelijkerwijs – niet gratis weggeven, maar het kan wel interessant zijn om een beetje kennis te delen. Bijvoorbeeld door cursussen te organiseren. Speel daarbij in op de behoeften van uw klanten waarbij u zelf niet direct klandizie misloopt, zoals pechhulp onderweg of het schoonmaken van een fiets. Dit zijn zaken waarbij u zelf niet snel zult helpen, maar waar uw klanten wel blij van worden als ze de vaardigheid leren. Een andere optie is een beginnerscursus voor specifieke fietsen, zoals racefietsen of mountainbiken. Zeker als hier (nog) geen club voor is in uw omgeving, kunt u er zo aan bijdragen dat mensen deze nieuwe hobby oppakken (en klant bij u worden). Maar ook als er al wel verenigingen zijn, kunt u ervan uitgaan dat u als eigenaar van een fietsenwinkel een unieke kijk aan kunt bieden op deze hobby’s.

De financiën
Uiteraard gaat het organiseren van een evenement gepaard met kosten. Of u uw klanten voor een evenement wilt laten betalen is aan uzelf. Voor laagdrempelige acties die weinig investeringen met zich meebrengen is het wellicht beter om dit gratis aan te bieden. U krijgt er immers positieve reclame voor terug, dus dit kunt u scharen onder het marketingbudget. Wanneer u wel een bedrag rekent kunt u hier ook mee spelen. Klanten die een nieuwe fiets kopen kunt u bijvoorbeeld een gratis fietstocht aanbieden.

Promotie
Alle evenementen staan of vallen met de juiste promotie. Er zijn verschillende kanalen die hiervoor geschikt zijn. U kunt bijvoorbeeld beginnen met de vooraankondiging in de nieuwsbrief, zodat uw trouwe klanten zich als eerste kunnen inschrijven en misschien korting krijgen. Flyers in de winkel en bij eventuele samenwerkingspartners zijn ook goed om meer ruchtbaarheid te geven aan de actie. Dit is echter allemaal eenrichtingsverkeer, dus vergeet niet om ook op social media veel te delen over de aankomende evenementen. Hier is meer mogelijkheid tot interactie doordat uw klanten posts liken, delen of erop reageren. Het doel is hier om het evenement zo leuk en positief neer te zetten dat niemand het wil missen. Ook al doen ze dan deze keer niet mee, na het zien van die gezellige foto’s zullen ze zich bij het volgende evenement zeker inschrijven.

Ik wens u alvast heel veel plezier bij uw evenement!